چگونه به یک مدیر مالی موفق تبدیل شویم؟ (بررسی 8 روش کاربردی)

حسابدار حقوق و دستمزد چه کسی است؟

حسابداری یکی از بخش های اصلی هر مجموعه اقتصادی است و حسابدار حقوق و دستمزد، مهم ترین نقش را در بخش حسابداری بر عهده دارد. این حسابدار، ارتباط بین کارمندان مجموعه اقتصادی، اداره بیمه و سازمان امور مالیاتی را برقرار می کند. حسابدار حقوق و دستمزد وظایف بسیار مهمی را باید انجام دهد. در صورتی که این وظایف به درستی انجام نشوند، مجموعه اقتصادی با بحران های مختلفی مواجه خواهد شد. در ادامه، تمامی وظایف حسابدار حقوق و دستمزد را بررسی خواهیم کرد.

وظایف اصلی حسابدار حقوق و دستمزد

همانگونه که بیان شد، حسابدار حقوق و دستمزد با وظایف مهمی که بر عهده دارد، قلب تپنده‌ی مجموعه اقتصادی به حساب می آید. این وظایف مهم، عبارتند از:

ردیف وظایف اصلی حسابدار حقوق و دستمزد
1 جمع آوری اطلاعات
2 تعیین میزان حقوق
3 تعیین میزان کسورات
4 ارسال لیست های مالیات و بیمه
5 ثبت تمامی درآمد ها و مخارج
6 تهیه فیش حقوقی
7 به‌روز ماندن در زمینه حسابداری
8 حفظ اطلاعات محرمانه

جمع آوری و طبقه بندی اطلاعات تمامی کارمندان

اولین وظیفه کارشناس حقوق و دستمزد، جمع آوری اطلاعات تمامی کارمندان است. کارشناس حقوق و دستمزد قرار است اطلاعات مالیاتی و بیمه ای کارمندان را به سازمان های مربوطه ارسال کند. به همین دلیل باید به اطلاعات زیر در مورد کارمندان دسترسی داشته باشد:

ردیف اطلاعات مورد نیاز کارشناس حقوق و دستمزد در مورد کارمندان
1 تاریخ شروع به فعالیت
2 تاریخ انعقاد قرارداد
3 تاریخ تبدیل وضعیت از قراردادی به رسمی در صورت وجود
4 مدت زمان فعالیت در هر ماه
5 مدت زمان مرخصی در هر ماه
6 مدت زمان اضافه کاری در هر ماه
7 مدت زمان غیبت در هر ماه در صورت وجود

برنا ثبت | شریک حقوقی و اداری کسب‌ و کار شما

اطلاعات فوق باید توسط حسابدار حقوق و دستمزد در یک نرم افزار حسابداری طبقه بندی شوند تا در زمان لازم مورد استفاده قرار گیرند.

تعیین میزان حقوق هر کارمند

حسابدار حقوق و دستمزد باید بر اساس اطلاعاتی که در اختیار دارد (مانند مدت زمان فعالیت، مرخصی، اضافه کاری، غیبت و…)، مقدار دقیق حقوق هر کارمند را مشخص نماید. معمولا در مجموعه های اقتصادی، تعیین میزان حقوق و مزایای کارمندان، به صورت زیر انجام می شود:

ردیف تعیین میزان حقوق و مزایای کارمندان
1 تعیین میزان حقوق پایه هر کارمند مطابق با مدت زمان فعالیت
2 تعیین مدت زمان اضافه کاری و افزودن آن به حقوق پایه
3 تعیین مزایایی مانند حق تاهل، حق اولاد و حق مسکن و افزودن آن به حقوق پایه

تعیین میزان کسورات حقوق

پس از اینکه حسابدار حقوق و دستمزد، میزان حقوق و مزایای هر کارمند را محاسبه کرد، باید به تعیین میزان کسورات بپردازد. کسورات حقوق کارمندان شامل موارد زیر هستند:

ردیف تعیین میزان کسورات حقوق
1 حق بیمه کارمند (7 درصد از مجموع مبلغ بیمه)
2 میزان مالیات بر حقوق کارمند
3 اقساط وام های کارمند در صورت وجود

آماده سازی و ارسال لیست های مالیات و بیمه به سازمان های مربوطه

دو وظیفه بسیار مهم حسابدار حقوق و دستمزد، ارسال لیست های مالیات و بیمه به سازمان های مربوطه است. لیست های بیمه و مالیات مربوط به هر ماه، باید قبل از پایان یافتن ماه بعد، ارسال شوند. به عنوان مثال، اگر لیست ها مربوط به مرداد ماه باشند، باید تا قبل از پایان شهریور ماه به سازمان های مربوطه تحویل داده شوند. به این مورد هم توجه کنید که در صورت عدم ارسال لیست های بیمه و مالیات در موعد تعیین شده، مجموعه اقتصادی جریمه خواهد شد.

ثبت تمامی درآمدها و مخارج

هر مجموعه اقتصادی در هر ماه، درآمدها و مخارج مختلفی دارد. به عنوان مثال، حقوق کارمندان به عنوان مخارج و فروش محصولات به عنوان درآمدهای مجموعه اقتصادی در نظر گرفته می شوند. کارشناس حقوق و دستمزد وظیفه دارد تمامی درآمدها و مخارج مجموعه اقتصادی را به دقت محاسبه کند و در یک اپلیکیشن حسابداری ثبت نماید.

تنظیم فیش حقوقی

محاسبات کارشناس حقوق و دستمزد در زمینه تعیین حقوق کارمندان، باید در قالب یک فیش حقوقی تنظیم شود. البته فیش حقوقی تنها برای کارمندان تهیه نمی گردد و نسخه ای از آن نیز به مدیر مجموعه تحویل داده می شود.

کسب اطلاعات جدید در زمینه حسابداری

قوانین مربوط به حسابداری امور بیمه و مالیات، به صورت مداوم در حال تغییر هستند. به همین دلیل، حسابدار حقوق و دستمزد باید همواره خود را به‌روز نگه دارد تا بتواند وظایف خود را به درستی انجام دهد. به عبارت دیگر، کارشناس حقوق و دستمزد باید از آخرین تغییرات مربوط به قوانین بیمه، مالیات و کار، مطلع باشد.

حفظ اطلاعات محرمانه مربوط به حقوق و دستمزد

اطلاعات مربوط به حقوق و دستمزد پرسنل یک مجموعه اقتصادی کاملا محرمانه هستند. بنابراین، کارشناس حقوق و دستمزد باید فردی مورد اعتماد باشد و از افشای اطلاعات فوق خودداری نماید.

آیا استخدام حسابدار حقوق و دستمزد ضروری است؟

اگر شما مدیر یک مجموعه اقتصادی هستید، باید بدانید که استخدام حسابدار حقوق و دستمزد امری کاملا ضروری است. این حسابدار، امور اصلی مالی مجموعه را کنترل می کند. به همین دلیل، سعی کنید با تجربه ترین فرد ممکن را برای این موقعیت شغلی انتخاب نمایید.

سخن پایانی؛ حسابدار حقوق و دستمزد

حسابدار حقوق و دستمزد نقشی کلیدی را در مجموعه اقتصادی ایفا می کند. این شخص، اطلاعات مربوط به بیمه و مالیات کارمندان را در دفاتر قانونی الکترونیکی طبقه بندی می نماید و برای سازمان های مربوطه ارسال می کند.