چگونه عدم فعالیت شرکت را ثبت کنیم؟

نامه اعلام عدم فعالیت شرکت معمولاً در دوره‌هایی تنظیم و ارسال می‌شود که یک مجموعه با رکود یا توقف موقت در فعالیت‌های اقتصادی خود روبه‌رو شده است. شرکت‌ها در طول عمر حرفه‌ای خود فراز و نشیب‌های متعددی را تجربه می‌کنند و همواره در تلاش‌اند روندی رو به رشد داشته باشند؛ با این حال در برخی مقاطع زمانی ممکن است به دلیل شرایط اقتصادی، کاهش تقاضا یا مشکلات مالی، دچار زیان شده و عملاً هیچ‌گونه فعالیت عملیاتی نداشته باشند.

در چنین وضعیتی که شرکت فاقد هرگونه فعالیت مالی و تجاری است، لازم است موضوع از طریق ارسال نامه و ثبت اظهارنامه مربوطه به سازمان امور مالیاتی اعلام شود. پرسشی که اغلب مطرح می‌شود این است که ارائه نامه عدم فعالیت چه تأثیری بر وضعیت شرکت دارد؟ در صورتی که شرکت واقعاً هیچ گردش مالی، قرارداد، خرید و فروش یا درآمدی نداشته باشد، با اعلام رسمی عدم فعالیت می‌تواند از پرداخت مالیات عملکرد آن دوره معاف شود. البته باید توجه داشت که شرایط ورشکستگی با عدم فعالیت متفاوت است و در صورت اعلام ورشکستگی، مقررات و فرآیندهای قانونی جداگانه‌ای باید پیگیری شود.

در این بخش از مجموعه آموزش‌های مالیاتی، به بررسی نحوه ثبت و ارسال اعلامیه عدم فعالیت، مراحل انجام آن و همچنین جرایم ناشی از عدم ارسال به‌موقع این اظهارنامه خواهیم پرداخت.

عدم فعالیت واحد صنفی

عدم فعالیت در واحدهای صنفی می‌تواند به دلایل گوناگونی رخ دهد. در برخی مواقع شرایط اقتصادی نامناسب، کاهش تقاضای بازار یا مشکلات مالی باعث می‌شود کسب‌وکارها قادر به ادامه فعالیت نباشند. همچنین عواملی مانند ناتوانی مجموعه در تحقق اهداف اقتصادی، بروز نوسانات یا بحران در بازارهای مالی، اختلاف میان شرکا یا توقف همکاری آن‌ها نیز می‌تواند موجب توقف فعالیت یک واحد صنفی شود. در چنین شرایطی صاحبان کسب‌وکار می‌توانند با ارائه نامه اعلام عدم فعالیت، وضعیت واحد صنفی خود را به مراجع مربوطه اطلاع دهند.

اظهارنامه عدم فعالیت اشخاص حقوقی

مالیات معمولاً بر اساس درآمد اشخاص حقیقی و حقوقی تعیین می‌شود. از آنجا که ثبت شرکت‌ها نیز با هدف انجام فعالیت اقتصادی و کسب درآمد صورت می‌گیرد، به طور طبیعی برای آن‌ها نیز تکالیف مالیاتی در نظر گرفته می‌شود. با این حال اگر یک شرکت در طول یک دوره مالی هیچ فعالیت اقتصادی نداشته باشد، می‌تواند وضعیت عدم فعالیت خود را اعلام کند و اظهارنامه مربوطه را به سازمان امور مالیاتی ارائه دهد.

برخی افراد تصور می‌کنند اگر پرونده مالیاتی تشکیل ندهند یا به اصطلاح پرونده دارایی خود را ایجاد نکنند، مشمول مالیات نخواهند شد. این تصور نادرست است. حتی در صورتی که شرکت یا واحد اقتصادی هیچ فعالیتی نداشته باشد، همچنان باید برای آن پرونده مالیاتی تشکیل شود و عدم فعالیت به‌طور رسمی به سازمان امور مالیاتی اعلام گردد. در غیر این صورت ممکن است مشمول جرایم مالیاتی شوید.

چگونه نامه عدم فعالیت شرکت را اعلام کنیم؟

گاهی ممکن است شرکتی در اداره ثبت شرکت‌ها به‌صورت رسمی ثبت شود اما به دلایل مختلف فعالیت اقتصادی خود را آغاز نکند یا پس از مدتی فعالیت آن متوقف شود. در چنین شرایطی لازم است شرکت در سریع‌ترین زمان ممکن اقدامات قانونی لازم برای اعلام عدم فعالیت را انجام دهد. در واقع حتی شرکت‌هایی که هیچ‌گونه فعالیت اقتصادی ندارند نیز موظف‌اند برخی تکالیف قانونی و مالیاتی را رعایت کنند. برای ارائه اظهارنامه و اعلام عدم فعالیت شرکت، رعایت نکات زیر ضروری است:

• شرکت‌هایی که فعالیت اقتصادی ندارند همچنان موظف به تهیه و نگهداری دفاتر قانونی و ارسال اظهارنامه مالیاتی هستند.
• نامه اعلام عدم فعالیت شرکت باید روی سربرگ رسمی شرکت و با مهر و امضای مدیران تهیه شود و حداکثر در چهار ماه ابتدایی سال مالی به اداره امور مالیاتی ارائه گردد. در صورت ارائه نکردن این نامه در زمان مقرر، شرکت مشمول جریمه مالیاتی خواهد شد.
• اظهارنامه مالیات بر ارزش افزوده حتی در صورت نبود فعالیت نیز باید به‌صورت صفر در موعد تعیین‌شده ارسال شود.
• اعلام عدم فعالیت مربوط به سال مالی گذشته است؛ بنابراین امکان ثبت عدم فعالیت برای سال مالی آینده وجود ندارد.
• در دوره‌ای که شرکت عدم فعالیت خود را اعلام کرده است، انجام هرگونه خرید و فروش توسط اعضای شرکت مجاز نیست. حتی برخی خریدهای شخصی نیز ممکن است به‌عنوان فعالیت شرکت در نظر گرفته شود.
• اعلام عدم فعالیت باید در هر سال مالی به‌صورت جداگانه انجام شود؛ به عبارت دیگر، یک بار اعلام عدم فعالیت برای تمام سال‌های آینده کافی نیست.
• اگر مدت طولانی از عدم فعالیت شرکت بگذرد، احتمال دارد شرکت به سمت انحلال هدایت شود.
• تا زمانی که شرکت پرونده مالیاتی یا پرونده دارایی تشکیل نداده باشد، امکان ثبت نامه عدم فعالیت وجود نخواهد داشت.
• در صورتی که اسناد خرید یا فروش برخلاف ادعای عدم فعالیت شرکت به اداره مالیاتی ارائه شود، شرکت با جرایم مالیاتی قابل توجهی روبه‌رو خواهد شد.
• چنانچه در اساسنامه شرکت آورده نقدی برای سهامداران پیش‌بینی شده باشد، این مبلغ باید در حساب بانکی شرکت وجود داشته و در اظهارنامه عملکرد نیز ثبت شود.

استعلام و بررسی نامه عدم فعالیت شرکت

پس از ثبت و ارسال نامه عدم فعالیت، کارشناسان سازمان امور مالیاتی صحت اطلاعات ارائه‌شده را بررسی می‌کنند. این بررسی‌ها شامل کنترل دفاتر قانونی، وضعیت حساب‌های مالی شرکت و گردش حساب‌های بانکی است. در صورتی که شرایط زیر وجود داشته باشد، درخواست عدم فعالیت شرکت مورد تأیید قرار می‌گیرد:

• در دفاتر قانونی شرکت هیچ ثبت حسابداری انجام نشده باشد.
• هیچ‌گونه معامله، خرید یا فروشی در حساب‌های مالی شرکت ثبت نشده باشد.
• حساب بانکی شرکت فاقد هرگونه تراکنش مالی باشد.
• هیچ اطلاعات مالی، فاکتور خرید یا سند فروش برای شرکت ثبت نشده باشد.

نمونه نامه عدم فعالیت مغازه برای اداره دارایی

در مورد واحدهای صنفی مانند مغازه‌ها که فعالیت اقتصادی ندارند یا فعالیت آن‌ها متوقف شده است نیز باید موضوع به اداره امور مالیاتی اطلاع داده شود. برای این کار لازم است نامه‌ای مبنی بر عدم فعالیت تنظیم و به اداره مالیاتی مربوطه ارائه شود.

برای اعلام تعطیلی یک واحد صنفی یا مغازه، باید نامه‌ای خطاب به رئیس اداره مالیاتی حوزه مربوطه نوشته شود و در آن توقف فعالیت اقتصادی اعلام گردد. در این نامه معمولاً درخواست بازدید یا بررسی وضعیت واحد صنفی نیز مطرح می‌شود. همچنین اگر مغازه به‌صورت اجاره‌ای در اختیار فرد باشد، ارائه کپی یا رونوشت فسخ قرارداد اجاره به اداره مالیاتی ضروری است.

نکات مهم درباره نامه اعلام عدم فعالیت

بر اساس ماده ۱۸۴ قانون مالیات‌های مستقیم، اداره‌های ثبت شرکت‌ها موظف هستند در پایان هر ماه فهرست کامل شرکت‌ها و مؤسساتی را که در طول همان ماه به ثبت رسیده‌اند، همراه با تمامی تغییرات ایجادشده در شرکت‌ها و مؤسسات قبلی، به اداره امور مالیاتی محل ارسال کنند. همچنین نام اشخاص حقیقی و حقوقی که اقدام به ثبت دفاتر قانونی کرده‌اند نیز باید همراه با تعداد دفاتر و شماره آن‌ها به سازمان امور مالیاتی اعلام شود.

نکته مهم این است که سازمان امور مالیاتی به‌صورت ماهانه اطلاعات شرکت‌های تازه‌تأسیس و تغییرات آن‌ها را دریافت می‌کند. بنابراین از زمان ثبت شرکت، در صورتی که شرکت هیچ‌گونه فعالیتی نداشته باشد، لازم است موضوع از طریق یک نامه رسمی روی سربرگ شرکت و با مهر و امضا به اداره مالیاتی مربوطه اعلام شود.

این الزام تنها مختص شرکت‌ها نیست. صاحبان مشاغل و اشخاص حقیقی نیز در صورت نداشتن فعالیت اقتصادی باید موضوع عدم فعالیت خود را به‌صورت کتبی به واحد مالیاتی حوزه خود اطلاع دهند.

از دیگر وظایف قانونی اشخاص حقیقی و حقوقی، حتی در صورت نداشتن فعالیت، پلمب دفاتر قانونی است. به این معنا که برای هر سال مالی باید دفاتر قانونی تهیه و پلمب شوند، حتی اگر در آن سال هیچ فعالیت اقتصادی انجام نشده باشد.

علاوه بر این، ارسال اظهارنامه عملکرد و اظهارنامه مالیات بر ارزش افزوده نیز الزامی است. در صورتی که فعالیتی انجام نشده باشد، این اظهارنامه‌ها باید به‌صورت صفر تنظیم و در مهلت قانونی ارائه شوند.

نکته دیگری که باید به آن توجه داشت این است که اگر در طول سال مالی، شرکت اقدام به خرید اموال، تجهیزات یا وسایل اداری کرده باشد، این موارد به‌عنوان خرید شرکت محسوب می‌شوند و امکان پیگیری و بررسی آن‌ها توسط سازمان امور مالیاتی وجود دارد.

همچنین در دوره‌ای که شرکت عدم فعالیت خود را اعلام کرده است، حساب بانکی شرکت نباید هیچ‌گونه گردش یا تراکنش مالی داشته باشد. وجود هرگونه تراکنش می‌تواند نشانه فعالیت اقتصادی تلقی شود.

اعلام عدم فعالیت تنها برای دوره‌های گذشته قابل پذیرش است؛ بنابراین نمی‌توان برای سال‌های آینده از قبل عدم فعالیت را ثبت کرد.

اظهارنامه عدم فعالیت اشخاص حقوقی

یکی از موضوعات مهم برای شرکت‌ها، ارائه اظهارنامه عدم فعالیت است. در صورتی که یک شرکت ثبت‌شده به دلایل مختلفی مانند رکود بازار، عدم دریافت مجوزهای لازم، ورشکستگی یا توقف طولانی‌مدت فعالیت هیچ گردش مالی نداشته باشد، آن شرکت در دسته شرکت‌های غیرفعال قرار می‌گیرد.

در چنین شرایطی نمی‌توان شرکت را بدون تعیین تکلیف رها کرد. برای جلوگیری از بروز مشکلات مالیاتی، لازم است اقدامات قانونی مانند ارائه اظهارنامه عدم فعالیت یا در صورت لزوم ثبت انحلال شرکت انجام شود. ارائه این اظهارنامه باعث می‌شود وضعیت شرکت برای سازمان امور مالیاتی مشخص باشد.

در صورتی که تمامی الزامات قانونی رعایت شود و مراحل مربوطه طبق مقررات انجام گیرد، معمولاً مشکل خاصی برای شرکت ایجاد نخواهد شد. بنابراین بهتر است در صورت توقف فعالیت، موضوع در کوتاه‌ترین زمان ممکن به اداره مالیاتی اعلام شود تا از بروز تعهدات مالیاتی ناخواسته جلوگیری گردد.

جریمه عدم اعلام عدم فعالیت

در خصوص جریمه مربوط به عدم اعلام عدم فعالیت باید توجه داشت که مالیات اساساً بر درآمد وضع می‌شود، نه بر نداشتن فعالیت. با این حال شرکت‌ها موظف‌اند وضعیت خود را در زمان مناسب به سازمان امور مالیاتی اطلاع دهند. در غیر این صورت ممکن است شناسه ملی شرکت دچار محدودیت یا مسدود شود.

برای بررسی وضعیت شناسه ملی شرکت می‌توان از طریق سامانه رسمی به نشانی https://ilenc.ssaa.ir/ استعلام گرفت. در صورتی که شناسه ملی غیرفعال شده باشد، لازم است با مراجعه به اداره امور مالیاتی نسبت به فعال‌سازی آن اقدام شود.

به طور کلی در صورتی که شرکت در مدت مورد نظر واقعاً فعالیت اقتصادی یا درآمدی نداشته باشد، معمولاً مالیات یا جریمه‌ای برای آن در نظر گرفته نمی‌شود؛ مگر اینکه اسناد و مدارکی وجود داشته باشد که نشان دهد شرکت در آن دوره دارای فعالیت یا درآمد بوده است.

سؤالات متداول

چگونه می‌توان عدم فعالیت شرکت را اعلام کرد؟

در صورتی که شرکتی در اداره ثبت شرکت‌ها به ثبت رسیده باشد اما به هر دلیلی فعالیت اقتصادی خود را آغاز نکرده یا ادامه نداده باشد، باید وضعیت عدم فعالیت خود را به‌صورت رسمی به اداره امور مالیاتی اطلاع دهد. برای این کار لازم است نامه‌ای با عنوان اعلام عدم فعالیت تهیه شود و در سربرگ شرکت، همراه با مهر و امضای مدیران، به واحد مالیاتی مربوطه ارائه گردد تا وضعیت شرکت از نظر مالیاتی مشخص شود.

عدم فعالیت واحد صنفی ممکن است به چه دلایلی رخ دهد؟

دلایل مختلفی می‌تواند باعث توقف فعالیت یک واحد صنفی یا شرکت شود. از جمله این موارد می‌توان به مشکلات و رکود اقتصادی، ناتوانی در تحقق اهداف و برنامه‌های اقتصادی شرکت، بروز نوسانات یا بحران در بازارهای مالی، بروز اختلاف میان شرکا و مدیران، و یا شرایط خاصی که ادامه فعالیت کسب‌وکار را دشوار می‌کند اشاره کرد. در چنین شرایطی صاحبان کسب‌وکار می‌توانند با ارائه نامه عدم فعالیت، وضعیت واحد صنفی یا شرکت را به سازمان امور مالیاتی اعلام کنند.